System PMS wielu w\u0142a\u015bcicielom obiekt\u00f3w noclegowych kojarzy si\u0119 z czym\u015b du\u017cym, skomplikowanym i przeznaczonym g\u0142\u00f3wnie dla hoteli.
\u201eU mnie wystarczy kalendarz.\u201d
\u201eMam ma\u0142y obiekt, to nie dla mnie.\u201d
\u201eWdro\u017cenie zajmie za du\u017co czasu.\u201d
\u201eGo\u015bcie i tak wol\u0105 kontakt bezpo\u015bredni.\u201d
\u201eExcel jeszcze daje rad\u0119.\u201d
Takie obawy s\u0105 zrozumia\u0142e. Je\u015bli przez lata uda\u0142o si\u0119 prowadzi\u0107 obiekt na w\u0142asnych zasadach, zmiana narz\u0119dzia mo\u017ce wydawa\u0107 si\u0119 niepotrzebna albo ryzykowna.
Problem w tym, \u017ce wiele z tych obaw wynika nie z realnego dzia\u0142ania systemu PMS, ale z mit\u00f3w na jego temat.
PMS nie ma zast\u0119powa\u0107 w\u0142a\u015bciciela, recepcji ani kontaktu z go\u015bciem. Ma uporz\u0105dkowa\u0107 codzienn\u0105 prac\u0119: rezerwacje, dost\u0119pno\u015b\u0107, komunikacj\u0119, p\u0142atno\u015bci i informacje, kt\u00f3re z czasem zaczynaj\u0105 rozprasza\u0107 si\u0119 po notatkach, arkuszach, mailach i telefonach.<\/p>\n\n\n\n
Mit 1: PMS jest tylko dla du\u017cych hoteli<\/strong><\/p>\n\n\n\n To jeden z najcz\u0119stszych mit\u00f3w. Mit 2: \u201eU mnie wystarczy kalendarz i notatki\u201d<\/strong><\/p>\n\n\n\n Kalendarz, zeszyt, Excel czy notatki mog\u0105 dzia\u0142a\u0107 przez pewien czas. Mit 3: Wdro\u017cenie PMS oznacza wielk\u0105 rewolucj\u0119<\/strong><\/p>\n\n\n\n Cz\u0119\u015b\u0107 w\u0142a\u015bcicieli obawia si\u0119, \u017ce wdro\u017cenie systemu PMS oznacza nag\u0142\u0105 zmian\u0119 ca\u0142ego sposobu pracy. Mit 4: PMS odbierze osobisty kontakt z go\u015bciem<\/strong><\/p>\n\n\n\n To bardzo wa\u017cna obawa, szczeg\u00f3lnie w mniejszych obiektach, gdzie relacja z go\u015bciem jest cz\u0119\u015bci\u0105 atmosfery miejsca. Mit 5: PMS to kolejny koszt<\/strong><\/p>\n\n\n\n PMS rzeczywi\u015bcie jest kosztem. Tak samo jak strona internetowa, telefon, narz\u0119dzia do komunikacji czy prowizje w portalach rezerwacyjnych. Mit 6: PMS jest trudny dla zespo\u0142u<\/strong><\/p>\n\n\n\n Kolejna obawa dotyczy pracownik\u00f3w. Jak mobile-calendar pomaga prze\u0142ama\u0107 te obawy?<\/strong><\/p>\n\n\n\n Mobile-calendar zosta\u0142 stworzony jako system PMS do zarz\u0105dzania hotelami, pensjonatami, apartamentami<\/a> i innymi obiektami noclegowymi. Oznacza to, \u017ce nie jest narz\u0119dziem wy\u0142\u0105cznie dla du\u017cych hoteli, ale mo\u017ce wspiera\u0107 r\u00f3wnie\u017c mniejsze obiekty, kt\u00f3re chc\u0105 uporz\u0105dkowa\u0107 rezerwacje i dost\u0119pno\u015b\u0107. Mobile-calendar pozwala tworzy\u0107 rezerwacje, blokowa\u0107 terminy, wysy\u0142a\u0107 wiadomo\u015bci do go\u015bci oraz edytowa\u0107 ceny i dost\u0119pno\u015b\u0107 z telefonu. Dzi\u0119ki temu system nie jest dost\u0119pny tylko przy biurku, ale tak\u017ce wtedy, gdy w\u0142a\u015bciciel lub obs\u0142uga pracuje poza recepcj\u0105.
Wiele os\u00f3b my\u015bli, \u017ce system PMS ma sens dopiero wtedy, gdy obiekt ma du\u017c\u0105 recepcj\u0119, kilkadziesi\u0105t pokoi i rozbudowany zesp\u00f3\u0142. Tymczasem ma\u0142e obiekty cz\u0119sto maj\u0105 jeszcze wi\u0119ksz\u0105 potrzeb\u0119 porz\u0105dku, bo mniej os\u00f3b wykonuje wi\u0119cej zada\u0144 naraz.
W\u0142a\u015bciciel pensjonatu, apartament\u00f3w czy domk\u00f3w noclegowych cz\u0119sto sam odbiera telefony, odpowiada go\u015bciom, pilnuje dost\u0119pno\u015bci, sprawdza p\u0142atno\u015bci i koordynuje sprz\u0105tanie.
W\u0142a\u015bnie wtedy system mo\u017ce pom\u00f3c najbardziej \u2014 nie dlatego, \u017ce obiekt jest du\u017cy, ale dlatego, \u017ce jedna osoba nie powinna trzyma\u0107 wszystkiego w g\u0142owie.
PMS nie jest wi\u0119c narz\u0119dziem tylko dla hoteli. Jest narz\u0119dziem dla ka\u017cdego obiektu, kt\u00f3ry chce mie\u0107 porz\u0105dek w rezerwacjach.<\/p>\n\n\n\n
Je\u015bli rezerwacji jest niewiele, a wi\u0119kszo\u015b\u0107 go\u015bci kontaktuje si\u0119 bezpo\u015brednio, taki spos\u00f3b pracy mo\u017ce wydawa\u0107 si\u0119 wystarczaj\u0105cy. Problem zaczyna si\u0119 wtedy, gdy pojawia si\u0119 wi\u0119cej kana\u0142\u00f3w sprzeda\u017cy, wi\u0119cej wiadomo\u015bci i wi\u0119cej zmian w rezerwacjach.
Jedna rezerwacja jest z Booking.com<\/a>, druga przez telefon, trzecia z Airbnb, czwarta ze strony internetowej. Do tego dochodz\u0105 pytania o p\u0142atno\u015b\u0107, zmiany termin\u00f3w, pro\u015bby go\u015bci i informacje dla obs\u0142ugi.
Wtedy kalendarz pokazuje tylko cz\u0119\u015b\u0107 prawdy. Nie zawsze wida\u0107 w nim status p\u0142atno\u015bci, histori\u0119 kontaktu, \u017ar\u00f3d\u0142o rezerwacji, notatki o go\u015bciu czy powi\u0105zane wiadomo\u015bci.
PMS nie zast\u0119puje kalendarza. Rozszerza go o kontekst, kt\u00f3ry w codziennej pracy jest r\u00f3wnie wa\u017cny jak sama data pobytu.<\/p>\n\n\n\n
Nowe procedury. Nowe ustawienia. Przenoszenie danych. Szkolenie zespo\u0142u. Du\u017co pracy na start.
W praktyce wdro\u017cenie nie musi oznacza\u0107 rewolucji. Mo\u017ce zaczyna\u0107 si\u0119 od podstaw: uporz\u0105dkowania kalendarza, dost\u0119pno\u015bci, rezerwacji i najcz\u0119\u015bciej wysy\u0142anych wiadomo\u015bci.
Nie trzeba od razu korzysta\u0107 ze wszystkich funkcji. Najpierw mo\u017cna uporz\u0105dkowa\u0107 to, co najbardziej przeszkadza w codziennej pracy: r\u0119czne sprawdzanie termin\u00f3w, przepisywanie rezerwacji, powtarzalne wiadomo\u015bci albo brak jednego miejsca z informacjami.
Dobry system nie powinien zmusza\u0107 obiektu do pracy \u201epod system\u201d. Powinien pomaga\u0107 uporz\u0105dkowa\u0107 spos\u00f3b pracy, kt\u00f3ry ju\u017c istnieje.<\/p>\n\n\n\n
Ale PMS nie musi oznacza\u0107 zimnej automatyzacji.
System mo\u017ce przej\u0105\u0107 powtarzalne elementy komunikacji: potwierdzenia rezerwacji, informacje o doje\u017adzie, przypomnienia o p\u0142atno\u015bci, wiadomo\u015bci przed przyjazdem czy podstawowe dane organizacyjne.
Dzi\u0119ki temu w\u0142a\u015bciciel lub recepcja nie musi pisa\u0107 tego samego kilkana\u015bcie razy w tygodniu.
Osobisty kontakt zostaje tam, gdzie naprawd\u0119 ma znaczenie: przy pytaniach, indywidualnych potrzebach go\u015bcia, problemach i sytuacjach wymagaj\u0105cych ludzkiej reakcji.
Automatyzacja nie musi zast\u0119powa\u0107 go\u015bcinno\u015bci. Mo\u017ce po prostu odci\u0105\u017cy\u0107 z rutynowych zada\u0144.<\/p>\n\n\n\n
Pytanie brzmi jednak nie tylko \u201eile kosztuje system?\u201d, ale te\u017c \u201eile kosztuje brak porz\u0105dku?\u201d.
R\u0119czne przepisywanie rezerwacji, szukanie wiadomo\u015bci, pomy\u0142ki w dost\u0119pno\u015bci, niejasne statusy p\u0142atno\u015bci i ci\u0105g\u0142e sprawdzanie kilku miejsc te\u017c maj\u0105 swoj\u0105 cen\u0119 \u2014 najcz\u0119\u015bciej w czasie, stresie i ryzyku b\u0142\u0119d\u00f3w.
Nie chodzi o obiecywanie, \u017ce system rozwi\u0105\u017ce ka\u017cdy problem. Chodzi o to, \u017ce uporz\u0105dkowana praca pozwala szybciej reagowa\u0107, mniej rzeczy sprawdza\u0107 r\u0119cznie i mie\u0107 wi\u0119ksz\u0105 pewno\u015b\u0107, co dzieje si\u0119 w obiekcie.<\/p>\n\n\n\n
W\u0142a\u015bciciel mo\u017ce my\u015ble\u0107: \u201eJa mo\u017ce si\u0119 naucz\u0119, ale co z recepcj\u0105, sprz\u0105taniem albo osobami sezonowymi?\u201d
Dlatego wa\u017cne jest, aby system nie by\u0142 prze\u0142adowany dla ka\u017cdego u\u017cytkownika. Nie ka\u017cdy pracownik musi mie\u0107 dost\u0119p do wszystkiego. Recepcja potrzebuje innych informacji ni\u017c personel sprz\u0105taj\u0105cy, a manager innych ni\u017c osoba obs\u0142uguj\u0105ca tylko konkretne zadania.
Dobrze ustawione role i uprawnienia pomagaj\u0105 ograniczy\u0107 chaos. Ka\u017cdy widzi to, czego potrzebuje do swojej pracy, bez konieczno\u015bci korzystania z jednego wsp\u00f3lnego loginu albo przekazywania wszystkiego poza systemem.
System ma u\u0142atwia\u0107 prac\u0119 zespo\u0142u, a nie dok\u0142ada\u0107 mu kolejny problem.<\/p>\n\n\n\n
Najwa\u017cniejszym elementem jest praca w jednym systemie. Rezerwacje, kalendarz, dost\u0119pno\u015b\u0107 i podstawowe informacje o pobycie nie musz\u0105 by\u0107 rozproszone po kilku miejscach. Dzi\u0119ki temu w\u0142a\u015bciciel, recepcja lub zesp\u00f3\u0142 szybciej widz\u0105, co dzieje si\u0119 w obiekcie.
Je\u015bli obiekt korzysta z portali rezerwacyjnych, mobile-calendar<\/a> pomaga synchronizowa\u0107 rezerwacje z takimi kana\u0142ami jak Booking.com<\/a>, Airbnb, Nocowanie.pl i innymi portalami. To ogranicza r\u0119czne przepisywanie danych i zmniejsza ryzyko, \u017ce dost\u0119pno\u015b\u0107 b\u0119dzie r\u00f3\u017cna w kilku miejscach.
System rezerwacji online pomaga z kolei przyjmowa\u0107 rezerwacje bezpo\u015brednie. Go\u015b\u0107 mo\u017ce samodzielnie sprawdzi\u0107 dost\u0119pno\u015b\u0107, wybra\u0107 termin i przej\u015b\u0107 przez proces rezerwacji. W zale\u017cno\u015bci od konfiguracji obiekt mo\u017ce korzysta\u0107 te\u017c z p\u0142atno\u015bci online, co pomaga ograniczy\u0107 liczb\u0119 rezerwacji \u201eczekaj\u0105cych na przelew\u201d.
W pracy zespo\u0142u przydaj\u0105 si\u0119 konta pracownicze i uprawnienia. Dzi\u0119ki nim mo\u017cna zarz\u0105dza\u0107 dost\u0119pem dla r\u00f3\u017cnych u\u017cytkownik\u00f3w, zamiast udost\u0119pnia\u0107 wszystkim te same dane i funkcje. To pomaga uporz\u0105dkowa\u0107 prac\u0119 recepcji, managera, w\u0142a\u015bciciela lub wsp\u00f3\u0142pracownik\u00f3w.
Du\u017c\u0105 rol\u0119 odgrywa te\u017c aplikacja mobilna<\/a>. <\/p>\n\n\n\n
W praktyce mobile-calendar nie zmusza obiektu do rewolucji. Pomaga zacz\u0105\u0107 od porz\u0105dku: jednego kalendarza, jasnej dost\u0119pno\u015bci, wygodniejszej komunikacji, kont dla zespo\u0142u i mniejszej liczby rzeczy do pilnowania r\u0119cznie.
PMS nie musi by\u0107 du\u017cym, trudnym systemem \u201edla kogo\u015b innego\u201d.
Mo\u017ce by\u0107 narz\u0119dziem, kt\u00f3re po prostu u\u0142atwia codzienn\u0105 prac\u0119.<\/p>\n\n\n\n