Czym jest KSeF?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów, który umożliwia wystawianie, odbieranie, przesyłanie i przechowywanie faktur w ujednolnionym formacie elektronicznym (XML). Każda faktura przesyłana do KSeF otrzymuje unikalny numer identyfikujący, a jej wysłanie do systemu oznacza, że została oficjalnie wystawiona.
KSeF to duży krok w stronę cyfryzacji i automatyzacji obiegu dokumentów. Dzięki niemu przedsiębiorcy nie będą musieli już wysyłać faktur e-mailem ani przechowywać ich samodzielnie – wszystkie dokumenty będą dostępne w systemie przez 10 lat.
Jak działa KSeF?
Zamiast tradycyjnego pliku PDF lub papierowej faktury, przedsiębiorca wystawia dokument w formacie XML zgodnym z określoną strukturą FA(3).
System księgowy (np. mobile-calendar) przesyła go do KSeF przez bezpieczne API.
Faktura otrzymuje numer KSeF i trafia do centralnej bazy Ministerstwa Finansów, gdzie może zostać pobrana przez odbiorcę.
To rozwiązanie eliminuje błędy formalne, przyspiesza proces fakturowania, ułatwia rozliczenia z księgowością i pozwala uniknąć zduplikowanych dokumentów.
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że KSeF zostanie wprowadzony etapami – tak, aby firmy miały czas na przygotowanie się:
- od 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla dużych przedsiębiorstw, czyli firm, których sprzedaż brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych podatników, w tym małych i średnich firm oraz jednoosobowych działalności,
- od 1 stycznia 2027 r. – obowiązek dla najmniejszych podmiotów wykluczonych cyfrowo, np. z bardzo niskim obrotem miesięcznym.
W okresie przejściowym przewidziano czas na dostosowanie systemów i testy integracji, a także łagodniejsze podejście do ewentualnych błędów formalnych.
Co KSeF zmienia w praktyce?
Dzięki KSeF:
- wszystkie faktury trafiają do jednego, bezpiecznego rejestru,
- zniknie konieczność ręcznego wysyłania faktur e-mailem,
- kontrahenci mają natychmiastowy dostęp do wystawionych dokumentów,
- administracja skarbowa automatycznie weryfikuje dane i poprawność faktur,
- podatnicy zyskują pełną archiwizację dokumentów w chmurze państwowej.
To także ułatwienie dla biur rachunkowych i działów księgowości – dane można automatycznie importować i przetwarzać w systemach finansowych.
Jak działa moduł faktur w mobile-calendar
W mobile-calendar już teraz działa rozbudowany moduł faktur, który umożliwia wystawianie i wysyłanie dokumentów sprzedażowych bezpośrednio z systemu. Został zaprojektowany z myślą o właścicielach hoteli, pensjonatów i apartamentów, którzy chcą wystawiać faktury w prosty i szybki sposób – bez konieczności korzystania z zewnętrznych programów księgowych.
Najważniejsze funkcje modułu faktur w mobile-calendar to:
- wystawianie faktur sprzedażowych powiązanych z rezerwacjami w kalendarzu,
- wysyłka faktury e-mailem do gościa lub kontrahenta bezpośrednio z systemu,
- archiwizacja wszystkich dokumentów w jednym miejscu – każda wystawiona faktura jest zapisana w Twoim panelu,
- możliwość filtrowania i pobierania raportów, co ułatwia współpracę z księgowością.
mobile-calendar + KSeF – co planujemy?
Pracujemy nad pełną integracją z Krajowym Systemem e-Faktur.
Po wdrożeniu obowiązku, moduł faktur w mobile-calendar automatycznie będzie:
- przesyłał wystawione faktury do KSeF,
- odbierał numer identyfikujący fakturę w KSeF,
- informował o statusie dokumentu (np. przyjęta, odrzucona, w kolejce),
- zapewniał pełną zgodność z aktualną strukturą i wymaganiami Ministerstwa Finansów.
Dzięki temu użytkownicy mobile-calendar nie będą musieli zmieniać swoich przyzwyczajeń ani instalować dodatkowych narzędzi – wszystko odbędzie się bezpośrednio w systemie, w module, który już znają.
Podsumowanie
KSeF to największa zmiana w systemie fakturowania od lat – ale jednocześnie ogromna szansa na uporządkowanie i uproszczenie procesów.
Dzięki przygotowywanej integracji mobile-calendar użytkownicy będą mogli wystawiać i przesyłać faktury zgodne z KSeF bez dodatkowych formalności, w tym samym, intuicyjnym środowisku, którego używają na co dzień.
Zespół mobile-calendar już nad tym pracuje. Gdy system KSeF wejdzie w życie – my będziemy gotowi.
Źródła:
- Ministerstwo Finansów – ksef.podatki.gov.pl
- enova.pl – „KSeF od kiedy i dla kogo?”
- ifirma.pl – „KSeF 2026: najważniejsze terminy”
- pit.pl – „KSeF bez kar w pierwszym roku działania”
- jpk.info.pl – „E-faktura ustrukturyzowana – zasady działania KSeF”
