Okres świąteczny to jeden z najbardziej wymagających momentów w zarządzaniu obiektem noclegowym. Wysokie obłożenie, duża rotacja gości, rezerwacje last minute, zmiany terminów i presja perfekcyjnej obsługi sprawiają, że nawet drobne błędy organizacyjne szybko wychodzą na wierzch.
To właśnie w święta najlepiej widać, czy system zarządzania rezerwacjami naprawdę działa.
Święta obnażają problemy w zarządzaniu rezerwacjami
Poza wysokim sezonem wiele procesów „jakoś się spina”. Ręczne notatki, arkusze Excel, kilka kalendarzy, wiadomości w telefonie lub mailu. W okresie świątecznym takie rozwiązania przestają wystarczać. Wystarczy jedna pomyłka, żeby pojawił się chaos: podwójna rezerwacja, brak informacji o zaliczce, źle przypisany pokój albo nieprzygotowany apartament.
Zarządzanie obiektem noclegowym w święta i sylwestra wymaga jednego, spójnego narzędzia, które zbiera wszystkie dane w jednym miejscu i daje pełną kontrolę nad sytuacją.
Mobile-calendar jako centrum zarządzania obiektem
Mobile-calendar to system do zarządzania rezerwacjami, który w intensywnych okresach staje się realnym centrum dowodzenia. Kalendarz nie jest tylko podglądem dostępności, ale pełnym obrazem tego, co dzieje się w obiekcie.
W jednym miejscu dostępne są:
– wszystkie rezerwacje, niezależnie od źródła,
– aktualne obłożenie obiektu,
– statusy rezerwacji i wpłat,
– informacje o przyjazdach i wyjazdach,
– liczba gości przebywających w obiekcie.
Dzięki temu zarządzanie hotelem, pensjonatem czy apartamentami staje się przewidywalne nawet w najbardziej intensywnym czasie.
Channel Manager – bezpieczeństwo przy wielu kanałach sprzedaży
W święta większość obiektów sprzedaje noclegi jednocześnie przez kilka portali rezerwacyjnych. Booking.com, Expedia czy inne kanały generują rezerwacje o różnych porach dnia i nocy. Ręczne aktualizowanie dostępności w kilku systemach to ogromne ryzyko overbookingu.
Channel Manager w mobile-calendar automatycznie synchronizuje dostępność i rezerwacje pomiędzy wszystkimi kanałami sprzedaży. Każda nowa rezerwacja, anulacja lub zmiana terminu natychmiast aktualizuje kalendarz oraz dostępność w pozostałych kanałach.
W praktyce oznacza to:
– brak podwójnych rezerwacji,
– spójne dane we wszystkich systemach,
– oszczędność czasu zespołu,
– większe bezpieczeństwo przy pełnym obłożeniu.
W okresie świątecznym, gdy margines błędu praktycznie nie istnieje, Channel Manager staje się jednym z kluczowych elementów skutecznego zarządzania obiektem noclegowym.
Jeden system zamiast chaosu informacyjnego
Mobile-calendar łączy w sobie kalendarz rezerwacji (również aplikację mobilną), Channel Manager i automatyzację procesów. Wszystkie dane są dostępne zarówno w wersji webowej, jak i mobilnej. Właściciel lub manager może sprawdzić sytuację w obiekcie w kilka sekund – z dowolnego miejsca.
To szczególnie ważne w święta, gdy:
– zespół pracuje zmianowo,
– pojawiają się rezerwacje last minute,
– trzeba szybko reagować na zmiany,
– liczy się szybki dostęp do aktualnych informacji.
Automatyczne wiadomości – mniej pytań, lepsze doświadczenie gości
W okresie świątecznym ogromnym wyzwaniem jest komunikacja z gośćmi. Pytania o godzinę zameldowania, parking, śniadania, dodatkowe usługi czy zasady pobytu pojawiają się non stop – często wtedy, gdy zespół ma już pełne ręce pracy.
Automatyczne wiadomości w mobile-calendar znacząco upraszczają ten proces. System pozwala wysyłać zaplanowane komunikaty przed przyjazdem, w trakcie pobytu oraz po wyjeździe gościa. Dzięki temu najważniejsze informacje trafiają do klienta we właściwym momencie, bez konieczności ręcznego odpowiadania na te same pytania.
Przed przyjazdem gość może automatycznie otrzymać:
– informacje organizacyjne dotyczące pobytu,
– godzinę zameldowania i wymeldowania,
– wskazówki dojazdu lub parkowania,
– dodatkowe informacje świąteczne, na przykład o kolacji wigilijnej czy noworocznej.
To mniej telefonów, mniej wiadomości i większa pewność, że gość przyjedzie przygotowany i spokojny.
Miły kontakt po wyjeździe, który buduje powroty
Automatyczne wiadomości świetnie sprawdzają się również po zakończeniu pobytu. Zamiast ciszy po wyjeździe, gość może otrzymać życzliwą, spersonalizowaną wiadomość, która zostawia dobre wrażenie i zachęca do kolejnej rezerwacji.
To szczególnie dobry moment na:
– podziękowanie za pobyt,
– złożenie noworocznych życzeń,
– zaproponowanie rabatu na kolejny pobyt.
Taki prosty gest często ma większą wartość niż kolejna reklama.
Przykład wiadomości po wyjeździe
Dziękujemy za pobyt w naszym obiekcie.
Z okazji Nowego Roku życzymy spokoju, zdrowia i więcej czasu na prawdziwy relaks.
Jeśli będziesz planować kolejny wyjazd, mamy dla Ciebie 15% zniżki na następny pobyt – bo dobry odpoczynek zawsze warto zaplanować z wyprzedzeniem.
Do zobaczenia!
Automatyzacja komunikacji w mobile-calendar sprawia, że nawet w najbardziej intensywnym okresie świątecznym relacja z gościem nie kończy się na wymeldowaniu. A to właśnie takie detale realnie wpływają na powroty, opinie i długofalowe obłożenie.
Spokojniejsze święta dla właściciela i zespołu
Dobrze dobrany system do zarządzania rezerwacjami wpływa nie tylko na wyniki, ale też na komfort pracy. Zespół dokładnie wie, co się dzieje w obiekcie, a właściciel nie musi kontrolować wszystkiego kilka razy dziennie.
Święta w branży noclegowej zawsze będą intensywne, ale nie muszą być chaotyczne. Mobile-calendar, połączony z Channel Managerem i czytelnym kalendarzem rezerwacji, pozwala przejść przez ten czas z większym spokojem, lepszą organizacją i pełną kontrolą nad obiektem.
Bo skuteczne zarządzanie obiektem noclegowym to nie tylko wysokie obłożenie. To również pewność, że system działa wtedy, gdy najbardziej go potrzebujesz.
