Zatrudnienie recepcjonisty w hotelu czy pensjonacie to duży krok – oddajesz w ręce innej osoby kontakt z gościem, obsługę rezerwacji i często pierwsze wrażenie o całym obiekcie. Dobra decyzja kadrowa może podnieść jakość obsługi i odciążyć Cię z codziennych obowiązków. Zła – narazić na reklamacje, chaos i utratę rezerwacji.
1. Kryteria rekrutacji – kogo naprawdę potrzebujesz?
Recepcjonista to nie tylko „osoba wita gości” – to centrum dowodzenia Twojego obiektu. Przy wyborze kandydata zwróć uwagę na:
- Komunikatywność i języki obce – szczególnie, jeśli masz gości zagranicznych.
- Dokładność i sumienność – wprowadzanie rezerwacji to zero miejsca na pomyłki w datach czy liczbie osób.
- Odporność na stres – sytuacje typu „overbooking” czy niezadowolony gość wymagają opanowania.
- Umiejętność obsługi komputera i systemów – recepcja to dziś głównie praca w PMS i kanałach OTA.
- Otwartość na naukę – przy wdrażaniu nowych narzędzi czy procedur.
💡 Tip: Lepiej zatrudnić kogoś z mniejszym doświadczeniem, ale dużym potencjałem i chęcią nauki, niż „wyjadacza”, który będzie opierał się zmianom.
2. Pytania rekrutacyjne, które warto zadać
Oprócz standardowych pytań o doświadczenie i dyspozycyjność, wpleć takie, które pokażą realne kompetencje:
- „Co zrobisz, jeśli gość przyjedzie na 2 osoby, a w systemie widnieje 1?” – test reakcji na konflikt danych.
- „Jak byś wytłumaczył gościowi zasady anulowania rezerwacji, żeby uniknąć nieporozumień?” – sprawdza umiejętność jasnej komunikacji.
- „Jak zachowasz się, jeśli gość jest niezadowolony z pokoju i prosi o zmianę, a hotel jest w pełni obłożony?”
– pokazuje, jak kandydat radzi sobie z brakiem oczywistego rozwiązania. - „Jak byś poradził/a sobie z sytuacją, gdy w recepcji pojawia się kolejka gości, a telefon dzwoni bez przerwy?”
– sprawdza organizację pracy pod presją czasu. - „Gość twierdzi, że rezerwował pokój z widokiem na morze, ale w systemie masz zapisany standardowy pokój – jak rozwiążesz sytuację?”
– sprawdza umiejętność negocjacji i radzenia sobie w sytuacjach spornych. - „Opowiedz o sytuacji, gdy popełniłeś/aś błąd w pracy z klientem. Jak go naprawiłeś/aś?”
– weryfikuje odpowiedzialność i zdolność wyciągania wniosków.
3. Najczęstsze błędy właścicieli przy pierwszym zatrudnieniu recepcjonisty
- Brak dokładnego zakresu obowiązków – recepcjonista nie wie, czy ma zajmować się tylko gośćmi, czy też np. social mediami i księgowością.
- Brak procedur – każda sytuacja jest „rozgrywana” na nowo, co zwiększa stres i ryzyko błędów.
- Przekonanie, że „dobry pracownik sam się odnajdzie” – nawet najlepszy potrzebuje narzędzi i jasnych zasad.
4. Jak system PMS może skrócić i ułatwić wdrożenie
Tu właśnie wchodzi cała magia technologii. Nowoczesny PMS, taki jak mobile-calendar, potrafi wykonać połowę pracy za Ciebie przy szkoleniu nowej osoby:
- Intuicyjny kalendarz – recepcjonista widzi na pierwszy rzut oka obłożenie, przyjazdy i wyjazdy danego dnia. Nie trzeba przeszukiwać segregatorów ani porównywać notatek — informacja jest zawsze w jednym miejscu.
- Podgląd szczegółów rezerwacji w 1 kliknięciu – bez szukania w papierach czy przełączania zakładek.
- Automatyczne pobieranie rezerwacji z Booking.com, Expedia, Agoda i innych kanałów – eliminuje ręczne wpisywanie i błędy.
- System powiadomień – przypomina o zaliczkach, wstępnych rezerwacjach czy anulacjach, żeby nic nie umknęło.
- Dostęp offline – nawet jeśli internet padnie, recepcjonista nadal ma wgląd w kalendarz i szczegóły rezerwacji.
Zatrudnienie recepcjonisty to moment, w którym musisz myśleć nie tylko o tym, kogo zatrudniasz, ale jakie narzędzia mu dajesz. Dobry system PMS, jak mobile-calendar, to nie tylko „program do rezerwacji” – to asystent, który:
- zmniejsza liczbę pomyłek,
- przyspiesza obsługę gości,
- skraca czas wdrożenia nowej osoby,
- daje Ci spokój, że wszystko jest pod kontrolą.
Bo nawet najlepszy pracownik, bez dobrego narzędzia, będzie pracował poniżej swoich możliwości.
Przygotowanie środowiska pracy i narzędzi przed pierwszym dniem recepcjonisty:
Nie ma nic gorszego niż sytuacja, w której nowy pracownik w pierwszym dniu nie ma loginu do systemu. W mobile-calendar możesz stworzyć konto z odpowiednim poziomem dostępu:
- recepcjonista widzi tylko to, co potrzebne do pracy,
- nie ma dostępu do ustawień administracyjnych,
- od pierwszej minuty może pracować „na czysto” w systemie, bez kombinowania.
Efekt? W pierwszej godzinie pracy recepcjonista dodaje rezerwacje naprawdę, a nie „udaje” na kartce.
🚀 Zarejestruj się już dziś i testuj aplikację mobile-calendar – zobacz, jak proste może być wdrożenie nowego recepcjonisty i obsługa Twojego obiektu.
