Recepcja na telefonie? Jak wygląda zarządzanie obiektem z aplikacji mobilnej
Nie każdy właściciel obiektu noclegowego siedzi cały dzień przy komputerze.
Czasem trzeba być na miejscu przy gościach. Czasem odebrać telefon poza recepcją. Czasem sprawdzić rezerwację w drodze, między jednym zadaniem a drugim. W mniejszych obiektach jedna osoba często jednocześnie obsługuje gości, pilnuje dostępności, odpisuje na wiadomości i sprawdza płatności.
W takiej pracy dostęp do systemu tylko z komputera bywa ograniczeniem.
Nie chodzi o to, żeby cały obiekt prowadzić wyłącznie z telefonu. Chodzi o to, żeby najważniejsze informacje były pod ręką wtedy, gdy są naprawdę potrzebne.
Nie każda sprawa może poczekać do powrotu do recepcji
Gość dzwoni i pyta, czy może przyjechać dzień wcześniej. Ktoś chce potwierdzić godzinę zameldowania. Pojawia się nowa rezerwacja. Trzeba szybko sprawdzić, czy termin jest wolny albo czy cena została poprawnie ustawiona.
Jeśli wszystkie informacje są tylko na komputerze w recepcji, każda taka sytuacja wymaga powrotu do biurka, telefonu do innej osoby albo działania „na pamięć”.
A działanie na pamięć w obiekcie noclegowym szybko prowadzi do pomyłek.
Aplikacja mobilna PMS nie zastępuje recepcji. Daje jednak szybki dostęp do tego, co najważniejsze: rezerwacji, dostępności, cen, wiadomości i powiadomień.
Co warto mieć pod ręką w telefonie?
W zarządzaniu obiektem z aplikacji mobilnej najważniejsze nie jest to, żeby mieć „wszystko”. Najważniejsze jest to, żeby mieć szybki dostęp do informacji, które pomagają reagować bez chaosu.
Rezerwacje i przyjazdy
Podstawą jest podgląd rezerwacji.
Kto dziś przyjeżdża? Kto wyjeżdża? Na ile nocy jest pobyt? Czy rezerwacja została potwierdzona? Jakie są dane gościa?
To informacje, które często są potrzebne poza recepcją. Jeśli można je sprawdzić z telefonu, łatwiej odpowiedzieć gościowi od razu, zamiast odkładać sprawę na później.
Dostępność pokoi
Drugim ważnym elementem jest dostępność.
Gdy pojawia się zapytanie o termin, właściciel lub obsługa powinni szybko wiedzieć, czy pokój, apartament albo domek jest wolny.
Bez aplikacji mobilnej często kończy się to sprawdzaniem kalendarza później albo odpowiadaniem z opóźnieniem. A w rezerwacjach czas reakcji ma znaczenie.
Ceny i warunki
Nie zawsze trzeba zmieniać ceny z telefonu, ale dobrze mieć możliwość ich sprawdzenia.
Jeśli gość pyta o konkretny termin, warto od razu wiedzieć, jaka stawka obowiązuje, czy oferta ma specjalne warunki i czy dana cena jest aktualna.
To szczególnie przydatne przy weekendach, sezonie, ofertach last minute albo planach cenowych.
Wiadomości do gości
W codziennej pracy często trzeba szybko wysłać informację: potwierdzenie, wiadomość o zameldowaniu, przypomnienie albo odpowiedź na pytanie.
Jeśli można zrobić to z aplikacji, obsługa nie musi czekać, aż wróci do komputera.
Dla gościa różnica jest prosta: szybciej dostaje odpowiedź.
Powiadomienia
Powiadomienia pomagają nie przeoczyć ważnych zmian.
Nowa rezerwacja, zmiana terminu, anulacja, zbliżający się przyjazd, wyjazd albo termin płatności — to informacje, które warto zobaczyć od razu, a nie dopiero przy kolejnym logowaniu do systemu.
Dzięki temu właściciel lub recepcja mogą szybciej zareagować, jeśli coś wymaga uwagi.
Telefon nie zastępuje systemu, tylko daje do niego dostęp
Warto podkreślić jedną rzecz: aplikacja mobilna nie powinna być osobnym miejscem pracy, oderwanym od głównego systemu.
Największy sens ma wtedy, gdy jest połączona z tym samym PMS, z którego korzysta recepcja lub właściciel na komputerze.
Wtedy telefon nie tworzy kolejnego źródła informacji. Jest po prostu wygodnym dostępem do tych samych danych: rezerwacji, dostępności, wiadomości i ustawień.
To ważne, bo celem nie jest przeniesienie chaosu z komputera do telefonu. Celem jest dostęp do uporządkowanych informacji z dowolnego miejsca.
Jak mobile-calendar pomaga zarządzać obiektem z telefonu?
Aplikacja mobilna pozwala zarządzać obiektem noclegowym z dowolnego miejsca, pozostając w synchronizacji z wersją webową. Dzięki temu właściciel lub obsługa mogą korzystać z tych samych informacji, niezależnie od tego, czy pracują przy komputerze, czy sprawdzają dane na telefonie.
W aplikacji można zarządzać dostępnością w kalendarzu, tworzyć rezerwacje, blokować terminy i wysyłać wiadomości do gości. To przydatne szczególnie wtedy, gdy trzeba szybko zareagować na zapytanie, sprawdzić termin albo przekazać gościowi informację poza recepcją.
mobile-calendar umożliwia też bieżącą edycję cen i dostępności pokoi z poziomu aplikacji mobilnej. Dzięki temu właściciel nie musi czekać na dostęp do komputera, jeśli chce szybko sprawdzić lub poprawić podstawowe ustawienia dotyczące sprzedaży.
W codziennej pracy ważne są również powiadomienia.
System może informować o nowych rezerwacjach, zmianach, anulacjach, płatnościach, zbliżających się pobytach czy terminach zadatków. Dzięki temu łatwiej być na bieżąco i szybciej reagować na sytuacje, które wymagają uwagi.
Jeśli obiekt korzysta z różnych kanałów sprzedaży, mobile-calendar jako system PMS pomaga zarządzać rezerwacjami i synchronizować dane z portalami OTA. To ważne, bo aplikacja mobilna ma sens wtedy, gdy pokazuje aktualne informacje, a nie dane, które trzeba jeszcze ręcznie porównywać z innymi miejscami.
Dodatkowo dostęp mobilny pomaga właścicielom i managerom, którzy nie zawsze pracują z biura. Mobile-calendar oferuje dostęp do grafiku w wersji webowej i mobilnej, dzięki czemu najważniejsze informacje o rezerwacjach można sprawdzić także poza recepcją.
W praktyce oznacza to mniej sytuacji, w których trzeba działać „na oko”, oddzwaniać później albo pytać inną osobę, co jest aktualne. Telefon staje się szybkim dostępem do systemu, a nie kolejnym miejscem, w którym trzeba prowadzić osobne notatki.
Kiedy aplikacja mobilna jest szczególnie przydatna?
Aplikacja mobilna sprawdza się szczególnie w mniejszych obiektach, gdzie właściciel często pełni kilka ról naraz.
Przydaje się, gdy:
- nie ma stałej recepcji,
- właściciel zarządza obiektem zdalnie,
- obsługa pracuje w terenie,
- trzeba szybko sprawdzić dostępność,
- pojawiają się zapytania poza godzinami pracy,
- kilka osób potrzebuje dostępu do aktualnych informacji.
Podsumowanie
Zarządzanie obiektem z aplikacji mobilnej nie polega na tym, żeby przenieść całą recepcję do telefonu.
Chodzi o coś prostszego: żeby mieć dostęp do najważniejszych informacji wtedy, gdy są potrzebne.
Rezerwacje, dostępność, ceny, wiadomości i powiadomienia nie powinny być dostępne tylko przy biurku. W codziennej pracy obiektu wiele rzeczy dzieje się poza recepcją.
Dlatego aplikacja mobilna PMS pomaga działać szybciej, spokojniej i z większą pewnością.
Bo czasem jedna szybka odpowiedź z telefonu wystarczy, żeby uniknąć pomyłki albo domknąć rezerwację.
